Site cu portal de documente pentru firma ta de contabilitate
Luna unei firme de contabilitate nu are treizeci de zile, ci o săptămână. Restul este așteptare, iar săptămâna aceea se consumă alergând după documente: mesaje, poze strâmbe, bonuri fotografiate pe bord, facturi trimise în ultima seară. Un site cu portal de documente pentru contabilitate mută alergătura într-un singur loc, unde se vede în orice moment cine a trimis tot și cine nu.
Construim un portal în care fiecare firmă client are dosarul lunii curente. Vede ce a încărcat, ce mai lipsește, ce a fost preluat în lucru și ce s-a depus. Voi vedeți același lucru, dar pentru toate firmele deodată, într-o listă sortată după cât de aproape este termenul. În loc să întrebați șaptezeci de clienți dacă au trimis, deschideți un ecran și vedeți cine nu a trimis.
Unde se blochează lucrurile
Prima problemă este colectarea documentelor. Fiecare client are obiceiul lui: unul trimite un teanc la sfârșit de lună, altul trimite poze pe măsură ce cumpără, al treilea uită complet până îl sunați. Documentele ajung în conversații personale, amestecate cu mesaje despre altceva, iar când lipsește ceva nimeni nu poate demonstra dacă a fost trimis sau nu. Când sunt șaizeci-șaptezeci de firme, urmărirea aceasta devine o meserie în sine.
A doua problemă este că întrebările vin toate deodată. În ultimele zile ale lunii sună aceiași clienți cu aceleași trei întrebări: ce am de plătit, ați depus, mai aveți nevoie de ceva de la mine. Fiecare telefon vă scoate din lucrare, iar lucrarea este exact ceea ce trebuie terminat până la termen. Nu clientul este vinovat: pur și simplu nu are de unde să afle singur, așa că sună.
A treia problemă este ofertarea. Un antreprenor sună și întreabă cât costă contabilitatea. Răspunsul corect depinde de forma juridică, de plătitor sau neplătitor de TVA, de numărul de documente pe lună, de numărul de salariați, de domeniu, de casa de marcat, de comerțul online. Sunt șase-șapte întrebări pe care le puneți la fiecare apel, de mai multe ori pe săptămână, adesea fără să iasă nimic din discuție.
Cum arată soluția
Portalul de documente este centrul întregii construcții. Fiecare firmă client are un dosar pe lună, în care încarcă facturi, extrase, bonuri și state, direct de pe telefon sau de pe calculator. Documentele se pot încadra pe tipuri, iar dosarul are o listă de verificare: ce se așteaptă de la această firmă în fiecare lună. Clientul își vede singur ce lipsește, iar voi vedeți lista tuturor firmelor, sortată după termen și după cât mai lipsește din fiecare dosar.
Starea lucrării este vizibilă pentru amândouă părțile. Documente în așteptare, dosar complet, în lucru, depus. Când starea se schimbă, clientul primește un mesaj. Această singură funcție elimină cea mai mare parte a telefoanelor din ultimele zile ale lunii, pentru că întrebarea „ați depus?” are un răspuns pe care omul îl poate citi singur, la ora la care îi convine.
Site-ul public are altă sarcină: să filtreze și să atragă clienții potriviți. Un formular de ofertă întreabă exact ce întrebați și dumneavoastră la telefon — formă juridică, TVA, număr aproximativ de documente, salariați, domeniu de activitate, comerț online sau casă de marcat — și trimite o cerere completă. Alături stau paginile care explică ce înseamnă serviciile pe care le oferiți și ce obligații are o firmă mică, scrise ca răspuns la întrebările pe care le pun antreprenorii la început de drum.
Rămâne partea de integrare cu ce folosiți deja. Documentele încărcate pot fi exportate în forma pe care o cere programul dumneavoastră de contabilitate, iar facturile emise prin programele uzuale pot ajunge automat în dosarul lunii, fără ca cineva să le mai trimită. Regulile de raportare se schimbă des în România, așa că partea de integrare se construiește separat de restul aplicației, ca o modificare de reglementare să însemne o singură intervenție, într-un singur loc, nu o rescriere a întregului sistem.
Pas cu pas, de la discuție la lansare
- 01
Stabilim ce documente așteptați de la fiecare tip de client
Un magazin online, un service auto și un cabinet medical trimit lucruri diferite. Construim câte o listă de verificare pe tip de client, ca dosarul lunii să știe singur ce lipsește și să nu depindeți de memoria nimănui.
- 02
Deschidem portalul pentru clienți
Fiecare firmă primește cont, cu dosarul lunii curente și cu arhiva lunilor trecute. Încărcarea se face de pe telefon, prin fotografie, sau de pe calculator, iar documentele se încadrează pe tipuri la momentul încărcării.
- 03
Punem stările și anunțurile
Documente în așteptare, dosar complet, în lucru, depus. Fiecare schimbare trimite un mesaj clientului. Telefoanele de la final de lună scad simțitor, pentru că răspunsul la întrebarea obișnuită este vizibil în cont.
- 04
Construim formularul de ofertă
Formă juridică, TVA, număr de documente, salariați, domeniu, comerț online, casă de marcat. Cererea ajunge completă, iar dumneavoastră răspundeți cu o ofertă, nu cu un set de întrebări. Cine nu completează, de obicei nici nu ar fi devenit client.
- 05
Legăm exportul și integrările
Documentele se exportă în forma cerută de programul dumneavoastră de contabilitate, iar facturile din programele uzuale pot intra automat în dosarul lunii. Partea de integrare stă separat, ca schimbările de reglementare să se rezolve într-un singur loc.
Ce primești, concret
Portal de documente pe firmă și pe lună
Fiecare client are dosarul lunii curente și arhiva celor trecute. Încărcare de pe telefon sau de pe calculator, cu încadrare pe tipuri de document. Nimic nu se mai pierde printre mesaje personale.
Listă de verificare a documentelor lipsă
Pentru fiecare tip de client se stabilește ce se așteaptă lunar, iar dosarul semnalează singur ce nu a venit încă. Clientul își vede lista, deci în multe cazuri trimite fără să fie sunat.
Tablou cu toate firmele și termenele
Un singur ecran cu toate firmele, sortate după termen și după cât mai lipsește din dosar. În loc să întrebați șaptezeci de clienți dacă au trimis, vedeți în trei secunde pe cine trebuie să sunați astăzi.
Stare vizibilă și anunțuri automate
În așteptare, complet, în lucru, depus. Clientul primește mesaj la fiecare schimbare și poate verifica singur oricând. Este funcția care taie cel mai mult din telefoanele de la final de lună.
Formular de ofertă cu întrebările potrivite
Formă juridică, TVA, volum de documente, salariați, domeniu, comerț online, casă de marcat. Cererile ajung complete, deci răspundeți cu o ofertă din prima, iar timpul consumat pe discuții care nu duc nicăieri scade.
Arhivă căutabilă pe ani
Documentele rămân accesibile pe ani, căutabile după firmă, perioadă și tip. Când vine o solicitare de la autorități sau o verificare, găsiți actul în câteva secunde, nu într-o cutie din depozit.
Export și integrare cu programul de contabilitate
Documentele se pot exporta în forma cerută de programul pe care îl folosiți, iar facturile emise în programele uzuale pot ajunge singure în dosarul lunii. Partea de integrare este construită separat, ca schimbările de reglementare să se rezolve punctual.
Pagini care explică serviciile și obligațiile
Ce înseamnă contabilitate completă, ce intră în salarizare, ce obligații are o firmă mică la început. Sunt paginile căutate de antreprenorii la prima firmă, care sunt exact clienții cu care se lucrează ani la rând.
Se potrivește dacă lucrezi așa
- Firme mici de contabilitate, cu unul sau doi experți
- Cabinete de expertiză contabilă cu portofoliu de microîntreprinderi
- Firme specializate pe salarizare și resurse umane
- Contabili care lucrează cu magazine online și cu comerț
- Firme de consultanță fiscală cu clienți pe contract lunar
Mai departe
Serviciile din spatele acestei soluții
- Site de prezentarePaginile care explică ce faci, unde ești și de ce merită ales, randate pe server ca să fie găsite în căutări.
- Backend & APIBaza de date, regulile afacerii și interfețele prin care sistemele tale vorbesc între ele.
- Integrări e-Factura, SmartBill & curieratFacturi în SPV, date sincronizate cu SmartBill, casa de marcat și curierii legați de aceleași comenzi.
- Optimizare SEO & conținutStructură, texte și date structurate care fac paginile ușor de găsit și de înțeles, pentru oameni și pentru motoarele de căutare.
Industrii înrudite
Afaceri care lucrează după o logică apropiată și au nevoie de aceleași mecanisme.
- Cabinet de avocatură & notariatSite pentru cabinet de avocatură și birou notarial
- Distribuitor & comerț B2BPortal de comenzi B2B pentru distribuitori
- Firmă de curățenieSite cu ofertă online pentru firma ta de curățenie
Ce ne întreabă oamenii înainte să începem
Cum îi conving pe clienți să încarce documentele în portal?
Prin simplitate și printr-un beneficiu vizibil pentru ei. Încărcarea se face din fotografie, de pe telefon, în câteva secunde, iar în schimb clientul vede ce a trimis, ce lipsește și dacă s-a depus. Cei mai mulți trec în prima sau a doua lună, mai ales dacă lista celor lipsă le apare înainte de termen.
Ce fac cu cei care tot trimit poze prin aplicații de mesagerie?
La început le acceptați în paralel și le încărcați dumneavoastră în dosarul lor, ca portalul să rămână sursa unică. După una-două luni, majoritatea se mută singuri, pentru că văd că întrebările lor au deja răspuns acolo. Pentru cei care nu se mută, portalul rămâne oricum util, pentru că dumneavoastră vedeți starea reală.
Pot vedea repede care firme mi-au trimis tot?
Da, într-un singur ecran, cu toate firmele sortate după termen și după câte documente mai lipsesc din dosar. Vedeți imediat cine este gata, cine este aproape și cine nu a început. Telefoanele pe care le dați în ultimele zile sunt astfel doar cele necesare, nu o rundă completă prin tot portofoliul.
Clienții mă sună să afle ce au de plătit și dacă am depus.
Starea dosarului este vizibilă în contul fiecăruia, iar la schimbarea ei pleacă un mesaj. Sumele de plată și termenele se pot pune tot acolo, în forma pe care o considerați potrivită. Efectul se vede din prima lună, pentru că majoritatea apelurilor nu cereau o discuție, ci o informație.
Se leagă de programul de contabilitate pe care îl folosesc?
Documentele se pot exporta în forma cerută de programul dumneavoastră, iar acolo unde există o interfață de comunicare se poate face și legătura directă. Nu înlocuim programul de contabilitate; portalul se ocupă de partea din față, adică de colectarea documentelor și de comunicarea cu clientul, care este exact zona neacoperită.
Regulile de raportare se schimbă des. Cum ține pasul aplicația?
Partea de integrare se construiește separat de restul aplicației, tocmai pentru că se schimbă cel mai des. Când apare o modificare, se intervine într-un singur loc, nu în tot sistemul. Portalul de documente, care este partea principală, nu depinde de reglementări și rămâne neatins de aceste schimbări.
Cum dau o ofertă fără cinci întrebări la telefon?
Formularul de pe site pune exact întrebările pe care le puneți și dumneavoastră: formă juridică, TVA, volum lunar de documente, salariați, domeniu, comerț online, casă de marcat. Primiți o cerere completă și răspundeți cu o ofertă. Cine nu are răbdare să completeze este, de obicei, și clientul care ar fi negociat la infinit.
Ce fac cu documentele din anii trecuți?
Arhiva rămâne în portal, organizată pe ani, firme și tipuri de document, căutabilă. Documentele vechi se pot încărca treptat, pe măsură ce le digitalizați, sau se pot importa în bloc dacă le aveți deja scanate. Când vine o verificare, găsiți actul în câteva secunde, iar clientul îl poate descărca singur.
Cât de sigure sunt datele clienților mei acolo?
Fiecare client vede numai dosarul lui, accesul se dă pe roluri, conexiunea este criptată, iar fișierele nu pot fi ajunse prin adrese ghicite. Copiile de siguranță sunt automate, iar sistemul păstrează evidența cine a încărcat și cine a descărcat fiecare document. Este net mai sigur decât actele purtate prin aplicații de mesagerie.
Cum ajung găsit de firmele mici din zona mea?
Prin pagini care explică pe înțeles ce obligații are o firmă la început de drum, ce intră în contabilitatea completă și ce înseamnă salarizarea, plus pagini pentru domeniile pe care le cunoașteți cel mai bine. Antreprenorii la prima firmă caută exact aceste explicații și rămân apoi clienți mulți ani.
Spune-ne cum lucrezi tu.
Nu ai nevoie de termeni tehnici sau de un plan gata făcut. Povestește-ne cum lucrezi acum, unde se pierde timpul și ce ai vrea să poată face clienții tăi. De acolo găsim împreună ce merită construit.
Cere o ofertă pentru afacerea ta