Aplicație de rezervări pentru sală de fitness și antrenor personal
Într-un studio mic, două întrebări se repetă de dimineața până seara: „mai e loc la șase?” și „câte ședințe mai am?”. Amândouă au un răspuns exact, dar răspunsul stă în capul tău sau într-un tabel pe care doar tu îl citești. O aplicație de rezervări pentru sală de fitness mută cele două răspunsuri la client, unde le poate vedea singur, oricând, fără să scrie nimănui.
Construim rezervările împreună cu abonamentele, pentru că în fitness nu se vinde o programare, ci un drept de a veni. Clientul cumpără un pachet de ședințe sau un abonament lunar, rezervă locul la clasă sau ora cu antrenorul, iar intrarea se scade singură. Tu vezi în fiecare moment cine are abonament valabil, cine mai are ședințe și câți oameni sunt înscriși la clasa de mâine dimineață.
Unde se blochează lucrurile
Prima problemă este capacitatea. La o clasă de pilates intră opt persoane, la un antrenament funcțional intră cincisprezece, iar la o oră individuală, una singură. Când înscrierile se fac pe un grup de mesaje, nimeni nu știe câți sunt până nu numeri manual, iar oamenii se înscriu peste limită sau se răzgândesc fără să anunțe. Rezultatul se vede în sală: o clasă cu douăzeci de oameni și una cu doi, în aceeași săptămână.
A doua problemă este evidența abonamentelor. Cineva a cumpărat zece ședințe în februarie, a venit de șapte ori, a lipsit două luni, apoi întreabă câte mai are. Dacă răspunsul stă într-un caiet, discuția devine o negociere. Dacă mai adaugi și abonamentele lunare cu perioadă de valabilitate, congelări pe perioada concediului și reduceri pentru cine plătește pe trei luni, ai deja un sistem de contabilitate ținut din memorie.
A treia problemă sunt locurile rezervate și nefolosite. Cineva își pune numele la clasa de seară, nu vine și nu anulează, iar altcineva, care voia să vină, a văzut clasa plină și a stat acasă. Ai plătit antrenorul pentru o sală pe jumătate goală, deși cererea exista. Fără listă de așteptare care se activează singură la anulare și fără o regulă de anulare aplicată automat, pierderea aceasta se repetă la fiecare clasă populară.
Cum arată soluția
Aplicația pornește de la orarul săptămânal. Fiecare clasă are antrenor, durată, sală, număr de locuri și, dacă e cazul, nivel. Clientul deschide orarul pe telefon, vede câte locuri mai sunt la fiecare oră și rezervă cu o apăsare, dacă are abonament valabil. Dacă nu are, este dus întâi la cumpărarea pachetului, iar rezervarea se face imediat după plată. Nu există un pas în care trebuie să te întrebe pe tine ceva.
Abonamentele și pachetele sunt definite de tine: zece ședințe cu valabilitate trei luni, abonament lunar nelimitat, abonament pe clase de un anumit tip, ședințe individuale cu antrenor, ședințe pentru două persoane. Fiecare rezervare scade automat din pachetul corect, iar clientul își vede soldul în contul lui. Când mai are două intrări sau când abonamentul expiră peste o săptămână, poate primi un mesaj, ceea ce este cel mai simplu mod de a nu pierde oamenii care oricum voiau să continue.
Pentru tine, ziua arată ca o listă de clase, cu numele celor înscriși, cu cei de pe lista de așteptare și cu prezența bifată la intrare. Vezi imediat clasele care se umplu în cinci minute și cele care nu se umplu niciodată, deci poți schimba orarul cu argumente, nu din impresie. Poți închide o clasă când antrenorul lipsește, iar toți înscrișii primesc anunțul și își recuperează intrarea, fără să trebuiască să anunți pe fiecare separat.
Regulile de anulare fac restul muncii. Stabilești cu câte ore înainte se poate renunța fără să se piardă intrarea și ce se întâmplă dacă se anulează mai târziu. Când cineva anulează, primul de pe lista de așteptare primește locul și un mesaj, automat. Efectul se vede în două-trei săptămâni: clasele merg mai pline, iar oamenii încep să anunțe din timp, pentru că regula este aceeași pentru toată lumea și nu depinde de cine cere favoruri.
Pas cu pas, de la discuție la lansare
- 01
Punem orarul și capacitățile
Trecem fiecare clasă din săptămână cu antrenorul, durata, sala și numărul de locuri. Adăugăm separat ședințele individuale, care ocupă antrenorul, nu o clasă. Orarul devine sursa unică, folosită și pe site, și în aplicație.
- 02
Definim abonamentele și pachetele
Ședințe la pachet, abonamente lunare, abonamente pe tip de clasă, ședințe individuale, opțiuni pentru două persoane. Fiecare cu valabilitatea și regulile lui, inclusiv congelarea pe perioada concediului, dacă o practicați.
- 03
Deschidem rezervarea și plata
Clientul își face cont, cumpără pachetul online și rezervă locul la clasă. Intrarea se scade automat, iar el își vede soldul. Cine plătește la recepție primește pachetul adăugat manual, cu aceleași reguli.
- 04
Punem lista de așteptare și anulările
Stabilim termenul până la care se poate anula fără pierdere și activăm lista de așteptare. La prima anulare, locul trece singur la următorul din listă, care primește un mesaj și confirmă sau lasă locul mai departe.
- 05
Legăm prezența și rapoartele
La intrare, prezența se bifează de pe o tabletă sau de pe telefon. La final de lună vezi ce clase s-au umplut, cine a lipsit constant, câte abonamente expiră și cine are ultimele două intrări. Din aceleași date pleacă mesajele de reînnoire.
Ce primești, concret
Orar cu locuri disponibile în timp real
Fiecare clasă arată câte locuri mai sunt, iar numărul scade pe măsură ce oamenii rezervă. Clasele pline afișează opțiunea de listă de așteptare, nu un mesaj de refuz. Orarul se vede la fel de bine pe telefon ca pe calculator.
Abonamente și pachete de ședințe
Pachete cu număr fix de intrări, abonamente lunare, abonamente limitate la un tip de clasă, ședințe individuale. Fiecare cu valabilitate, reguli de folosire și posibilitatea de congelare, dacă o oferiți.
Sold vizibil și mesaje la expirare
Clientul își vede oricând câte ședințe mai are și până când. Cu câteva zile înainte de expirare sau la ultimele intrări primește un mesaj. Dispare atât întrebarea repetată, cât și clientul pierdut fără să știe că îi expirase abonamentul.
Listă de așteptare automată
Când cineva anulează, locul trece la primul din listă, care este anunțat imediat și are un timp stabilit ca să confirme. Dacă nu confirmă, trece mai departe. Clasele populare merg astfel pline chiar și cu anulări de ultim moment.
Reguli de anulare aplicate uniform
Stabiliți cu câte ore înainte se poate anula fără să se piardă intrarea. Regula este afișată la rezervare și aplicată la fel pentru toată lumea, deci nu mai depinde de cine insistă mai mult la recepție.
Ședințe individuale cu antrenorul
Pe lângă clase, fiecare antrenor are propriul calendar pentru ore unu la unu, cu durata și regulile lui. Clientul alege antrenorul și ora, iar sistemul nu îl programează în același timp cu o clasă pe care o susține.
Prezență și rapoarte pe clase
Bifarea prezenței la intrare, apoi rapoarte lunare: ce clase se umplu, ce ore sunt goale, cine a lipsit constant, câte abonamente au expirat. Sunt datele cu care schimbi orarul fără să ghicești.
Aplicație instalabilă pe telefon
Aplicația se instalează direct din browser, pe ecranul principal, fără magazin de aplicații și fără costuri de publicare. Clientul deschide orarul cu o apăsare, ceea ce înseamnă mult mai multe rezervări decât un site căutat de fiecare dată.
Se potrivește dacă lucrezi așa
- Studiouri mici de pilates, yoga sau antrenament funcțional
- Săli de fitness cu clase la ore fixe și abonamente lunare
- Antrenori personali care lucrează unu la unu sau în grupuri mici
- Cluburi de arte marțiale și box cu grupe pe nivel
- Antrenori online care combină ședințe în sală cu ședințe pe video
Mai departe
Serviciile din spatele acestei soluții
- Aplicație mobilă & PWAAplicații pentru telefoane și terminale, cu bonuri, scanare și periferice, sau aplicații instalabile direct din browser.
- Backend & APIBaza de date, regulile afacerii și interfețele prin care sistemele tale vorbesc între ele.
- Site de prezentarePaginile care explică ce faci, unde ești și de ce merită ales, randate pe server ca să fie găsite în căutări.
- Identitate vizuală onlineLogo, culori, tipografie și prezentarea produselor, pornind de la ce vinzi deja offline.
Industrii înrudite
Afaceri care lucrează după o logică apropiată și au nevoie de aceleași mecanisme.
- Frizerie & salon de cosmeticăSite cu programări online pentru salonul tău
- Masaj la domiciliu & terapie corporalăSite cu programări online pentru masaj la domiciliu
- Școală de dans & de muzicăSite pentru școală de dans și de muzică, cu orar și abonamente
Ce ne întreabă oamenii înainte să începem
Cum limitez numărul de locuri la o clasă?
Fiecare clasă din orar are propriul număr de locuri, pe care îl stabilești tu, și îl poți schimba pentru o singură zi dacă folosești altă sală. Când locurile se termină, clasa afișează lista de așteptare în loc de butonul de rezervare. Nu mai poate intra nimeni peste limită, nici de la recepție, decât dacă forțezi tu explicit.
Ce fac cu cei care rezervă și nu vin?
Stabilești un termen de anulare, de exemplu patru ore înainte, iar cine anulează mai târziu pierde intrarea. Regula este afișată la fiecare rezervare, deci nu mai este o discuție personală. În rapoarte vezi cine face asta constant și poți decide dacă îi limitezi rezervările la clasele foarte căutate.
Pot vinde și pachete de zece ședințe, și abonament lunar?
Da, oricâte tipuri, în paralel. Un client poate avea și un abonament lunar pentru clase, și un pachet de ședințe individuale, iar sistemul scade din cel potrivit tipului de rezervare. Fiecare pachet are valabilitate proprie, iar dacă expiră cu intrări nefolosite, decizi tu dacă și cum se prelungește.
Cum știu cine mai are ședințe și cine nu?
Fiecare client are un sold vizibil și în contul lui, și în lista ta. La intrare vezi imediat dacă abonamentul este valabil. Poți scoate oricând lista celor cu ultimele două intrări sau cu abonamentul aproape expirat, iar mesajele de reînnoire pot pleca automat la un termen ales de tine.
Merge lista de așteptare fără să o gestionez eu?
Da. Când un loc se eliberează, primul din listă primește un mesaj și are un interval stabilit ca să confirme. Dacă nu confirmă, locul trece mai departe, singur. Tu nu intervii decât dacă vrei să dai locul cuiva anume. Efectul se vede cel mai clar la clasele de seară, care rareori mai rămân cu locuri goale.
Pot programa și ore individuale, nu doar clase?
Da. Fiecare antrenor are un calendar propriu pentru ședințe unu la unu, cu durate și disponibilitate proprii. Sistemul ține cont și de clasele pe care le susține, deci nu îl poate programa în două locuri deodată. Poți deschide ședințele individuale doar pentru clienții care au deja un pachet activ.
Ce se întâmplă când un antrenor lipsește?
Anulezi clasa dintr-o singură operațiune. Toți înscrișii primesc anunțul, intrările se întorc automat în pachetele lor, iar clasa dispare din orar pentru ziua respectivă. Dacă găsești înlocuitor, schimbi doar numele antrenorului, iar oamenii sunt anunțați că ora rămâne, cu altcineva. Nu mai trebuie să scrii în cincisprezece conversații separate și nu rămâne nimeni care să vină degeaba la sală.
Pot încasa abonamentul lunar automat?
Da, se poate configura plata recurentă prin procesatorul de plăți, cu acordul clientului și cu posibilitatea de a opri oricând reînnoirea din contul lui. Alternativa, dacă preferi ceva mai simplu, este un mesaj de reînnoire trimis înainte de expirare, cu un link de plată pentru luna următoare.
Am nevoie de aplicație în magazinele de aplicații?
Nu neapărat. Aplicația instalabilă din browser se pune pe ecranul principal al telefonului, arată ca o aplicație obișnuită și nu presupune aprobări sau conturi de dezvoltator. Este de obicei alegerea potrivită pentru un studio, pentru că funcționează pe orice telefon și se actualizează instantaneu, fără ca cineva să descarce ceva.
Am și clienți care se antrenează online. Se pot amesteca?
Da. O clasă poate fi marcată ca online, cu link trimis doar celor înscriși, sau ca mixtă, cu un număr de locuri în sală și un număr de locuri pe video. Pachetele pot fi valabile pentru ambele tipuri sau separate, în funcție de cum vrei să vinzi. Prezența se ține la fel în ambele cazuri.
Spune-ne cum lucrezi tu.
Nu ai nevoie de termeni tehnici sau de un plan gata făcut. Povestește-ne cum lucrezi acum, unde se pierde timpul și ce ai vrea să poată face clienții tăi. De acolo găsim împreună ce merită construit.
Cere o ofertă pentru afacerea ta