Site de comenzi pentru catering corporate, cu meniuri pe persoană
Catering-ul corporate nu funcționează ca livrarea către persoane fizice. Comanda nu vine de la cel care mănâncă, ci de la un office manager care trebuie să hrănească patruzeci de oameni joi la prânz, are nevoie de factură pe firmă, are un buget aprobat pe persoană și un coleg care nu mănâncă gluten. Un site de comenzi pentru catering corporate trebuie construit în jurul acestei persoane, nu în jurul unui client care își alege un fel de mâncare pentru el.
Diferența practică este termenul. Producția pentru patruzeci de porții se planifică, materia primă se comandă, iar comanda de joi trebuie să existe cel târziu marți. Un magazin obișnuit acceptă comenzi oricând; unul construit pentru catering închide singur ziua de joi când a trecut termenul, ca bucătăria să nu primească dimineața o comandă imposibilă.
Unde se blochează lucrurile
Cele mai multe firme de catering primesc comenzile pe e-mail, în tabele atașate, fiecare client cu formatul lui. Cineva le citește, le adună, le retastează într-o listă de producție și le mai verifică o dată. Când un client sună și schimbă cantitatea cu o zi înainte, modificarea trebuie prinsă în trei locuri: în listă, în comanda de materie primă și în devizul care merge la facturare. Din când în când, nu e prinsă nicăieri.
A doua durere este cantitatea pe persoană. La un eveniment cu o sută de invitați, întrebarea „câte bucăți de fiecare?” nu are un răspuns evident pentru clientul care comandă prima oară. Fără o structură care să traducă numărul de invitați într-un meniu echilibrat, discuția se poartă la telefon, de fiecare dată de la zero, iar rezultatul depinde de cât de bine îl ghidează colegul care răspunde.
A treia este partea administrativă, care la clienții corporate nu e opțională. Factura trebuie să aibă datele exacte ale firmei, uneori un număr de comandă internă fără de care nu se plătește, un termen de plată agreat prin contract și o adresă de livrare care nu e mereu cea din actele firmei. Pentru contractele de prânz zilnic, se adaugă lunar zeci de livrări care trebuie facturate corect, cumulat sau separat, după cum cere fiecare client.
Cum arată soluția
Catalogul se construiește pe felul în care se comandă, nu pe felul în care se gătește. Meniuri de prânz pe zile, platouri pentru ședințe, coffee break-uri, bufete pentru evenimente, meniuri festive. Fiecare cu porții exprimate pe persoană sau pe platou, cu ce conține, cu alergenii scriși și cu numărul minim de porții. Când clientul introduce numărul de participanți, cantitățile se calculează singure, iar el vede dacă ceea ce a ales acoperă masa sau doar o gustare.
Termenul de comandă intră în sistem ca regulă, nu ca precizare scrisă undeva. Fiecare produs sau meniu are preavizul lui: prânzul se comandă până la ora unsprezece în ziua precedentă, bufetul pentru un eveniment cu trei zile înainte, tortul cu o săptămână. Calendarul de livrare arată doar zilele care mai pot fi onorate pentru ce a pus în coș. Bucătăria nu mai primește niciodată o comandă pe care nu are cum să o facă.
Clientul corporate primește un cont al firmei, nu un cont personal. În el stau datele de facturare, adresele de livrare cu etaj și persoană de contact, numărul de comandă internă dacă e cerut, istoricul comenzilor și, dacă are contract, meniul negociat cu prețurile lui. Poate repeta comanda de săptămâna trecută în două apăsări, ceea ce contează enorm pentru un office manager care comandă același prânz de trei ori pe săptămână. Mai mulți colegi pot comanda din același cont, cu drepturile pe care le stabilește firma.
În bucătărie ajunge lista de producție, nu comenzile una câte una. Pe zi și pe interval de livrare, cu totalul pe produs, cu porțiile speciale marcate separat și cu adresele grupate pe trasee. Aceeași comandă generează și documentele: avizul, factura cu toate datele cerute de client, cumulată lunar sau emisă la fiecare livrare. Facturarea se poate lega de programul pe care îl folosești deja, ca datele să nu fie retastate. Bucătăria noastră de la Ca Acasă lucrează pe același principiu: meniul se schimbă zilnic, iar comanda trebuie să ajungă în producție într-o formă pe care echipa o poate executa fără interpretări.
Pas cu pas, de la discuție la lansare
- 01
Traducem meniul în felul în care se comandă
Grupăm producția pe tipuri de comandă: prânz zilnic, platouri de ședință, coffee break, bufet de eveniment, meniuri festive. Stabilim porția pe persoană sau pe platou, minimele și alergenii. De aici iese un catalog pe care un office manager îl poate folosi fără să sune.
- 02
Punem termenele ca reguli
Fiecare produs primește preavizul lui și zilele în care se poate livra. Calendarul arată doar ce mai poate fi onorat, iar ziua se închide singură când trece ora limită. Regula elimină comenzile imposibile fără ca cineva să le refuze la telefon.
- 03
Construim conturile de firmă
Date de facturare, adrese de livrare cu etaj și persoană de contact, număr de comandă internă dacă este cerut, meniu contractat cu prețurile negociate. Mai mulți colegi pot comanda din același cont, cu drepturi diferite, în funcție de cum lucrează firma.
- 04
Legăm comanda de producție
Din comenzile unei zile se generează lista de producție pe produse și pe intervale de livrare, cu porțiile speciale marcate separat. Bucătăria primește o singură foaie clară, nu douăzeci de comenzi pe care le adună cineva manual la șase dimineața.
- 05
Legăm producția de facturare
Avizele și facturile se generează din aceleași comenzi, cu datele cerute de fiecare client, la livrare sau cumulat lunar. Dacă folosești un program de facturare, datele merg acolo prin integrare, fără retastare și fără diferențe între cele două evidențe.
- 06
Îți dăm sistemul în mână
Îți arătăm cum publici meniul săptămânii, cum schimbi un termen, cum adaugi o firmă nouă cu prețurile ei și cum scoți lista de producție. Rămânem lângă voi în primele săptămâni, când se vede ce anume întârzie comanda de dimineață.
Ce primești, concret
Meniuri calculate pe persoană
Introduci numărul de participanți și cantitățile se calculează după porția stabilită de tine. Clientul vede dacă ce a ales acoperă o masă completă sau doar o gustare, ceea ce reduce mult telefoanele de tipul „câte bucăți iau?”.
Termen de comandă pe fiecare produs
Prânzul până la o oră din ziua precedentă, bufetul cu câteva zile înainte, produsele de patiserie cu preaviz mai lung. Calendarul de livrare arată doar zilele care pot fi onorate pentru coșul curent, iar ziua se închide automat la ora limită.
Conturi de firmă cu adrese multiple
Datele de facturare, adresele de livrare cu etaj, recepție și persoană de contact, numărul de comandă internă. Mai mulți colegi comandă din același cont, iar comanda ajunge unde trebuie fără să fie scrisă din nou de fiecare dată.
Meniuri și prețuri contractate
Clienții cu contract văd meniul lor și prețurile negociate, nu lista publică. Poți limita ce pot comanda, poți impune un plafon pe persoană și poți schimba condițiile pentru o singură firmă, fără să atingi restul catalogului.
Repetarea comenzii anterioare
Un office manager care comandă același prânz de trei ori pe săptămână reia comanda trecută în două apăsări și schimbă doar numărul de porții. Este cea mai folosită funcție dintr-o aplicație de catering corporate și cea care fidelizează cel mai mult.
Alergeni și porții speciale
Fiecare produs are alergenii scriși, iar la comandă se pot cere porții fără gluten, vegetariene sau vegane, marcate distinct. Pe lista de producție apar separat, cu numele persoanei dacă e cazul, ca să nu se piardă între cele patruzeci de porții obișnuite.
Listă de producție și trasee
Comenzile unei zile devin o foaie pentru bucătărie, cu totalul pe produs și pe interval, și o listă pentru livrare, cu adresele grupate. Echipa nu mai adună manual comenzile la șase dimineața și nu mai calculează traseul din memorie.
Facturare pe firmă, la livrare sau lunar
Avize și facturi generate din aceleași comenzi, cu datele cerute de fiecare client, emise separat sau cumulat la sfârșit de lună. Datele pot merge către programul de facturare pe care îl folosești, ca evidențele să spună același lucru.
Se potrivește dacă lucrezi așa
- Firme de catering pentru birouri și prânz zilnic
- Bucătării care livrează platouri pentru ședințe și coffee break
- Catering pentru evenimente și petreceri private
- Restaurante cu o linie separată de catering
- Laboratoare și bucătării de producție care livrează către firme
Ca Acasă
Mâncare gătită, ca acasă.
Un magazin construit în jurul meniului zilei, al livrării pe zone și al ritmului real dintr-o bucătărie care gătește în fiecare dimineață.
Vezi proiectul Ca AcasăMai departe
Serviciile din spatele acestei soluții
- Aplicație de comenzi & livrareComanda ajunge în bucătărie sau în depozit, apoi pleacă spre client cu flota proprie ori cu un partener de curierat.
- Backend & APIBaza de date, regulile afacerii și interfețele prin care sistemele tale vorbesc între ele.
- Integrări e-Factura, SmartBill & curieratFacturi în SPV, date sincronizate cu SmartBill, casa de marcat și curierii legați de aceleași comenzi.
- Magazin onlineCatalog, variante de produs, coș, plată și livrare, legate de stocul și de operațiunea ta.
Industrii înrudite
Afaceri care lucrează după o logică apropiată și au nevoie de aceleași mecanisme.
- Restaurant & takeawaySite cu comenzi online pentru restaurantul tău
- Sală de evenimente & nunțiSite cu datele libere ale sălii tale de evenimente
- Organizator de evenimenteSite pentru organizator de evenimente, cu cererea gata completată
Ce ne întreabă oamenii înainte să începem
Cum împiedic comenzile pentru mâine dimineață, primite azi la ora zece seara?
Fiecare produs are termenul lui de comandă, iar calendarul de livrare arată doar zilele care mai pot fi onorate pentru ce este în coș. Când ora limită trece, ziua se închide singură. Nimeni nu trebuie să refuze la telefon și bucătăria nu mai primește dimineața o comandă imposibilă.
Clienții mei cu contract au prețuri diferite. Se poate?
Da. Fiecare firmă cu contract are meniul ei și prețurile ei, vizibile doar în contul respectiv. Poți limita ce produse pot comanda, poți impune un plafon pe persoană și poți modifica condițiile pentru o singură firmă fără să atingi catalogul public sau conturile celorlalți clienți.
Cum aflu cantitatea potrivită pentru un eveniment de o sută de persoane?
Porția pe persoană este stabilită de tine, pe fiecare produs. Clientul introduce numărul de participanți, iar cantitățile se calculează automat. Vede și dacă selecția acoperă o masă completă sau doar o gustare. Rămâne, evident, discuția pentru evenimentele complicate, dar cele obișnuite se comandă singure.
Comanda vine de la o persoană, dar plătește firma. Cum se leagă?
Contul este al firmei, nu al persoanei. Datele de facturare, adresele și condiția de plată aparțin firmei, iar colegii care comandă au acces la același cont, cu drepturi diferite dacă e nevoie. Când office managerul se schimbă, îi retragi accesul și istoricul rămâne unde trebuie, la firmă.
Unii clienți cer factură lunară, alții la fiecare livrare. Merge și așa?
Da, este o setare pe fiecare firmă. Pentru cei cu factură la livrare, documentul se generează pentru fiecare comandă. Pentru cei cu decontare lunară, comenzile se adună și se facturează cumulat la sfârșitul lunii, cu detalierea pe zile. Termenul de plată agreat prin contract se aplică automat.
Cum ajung porțiile speciale la persoana potrivită?
Se comandă distinct, cu tipul cerinței și, dacă vrei, cu numele destinatarului. Pe lista de producție apar separat de restul, iar la ambalare primesc etichetă proprie. Este singurul mod în care trei porții fără gluten dintr-o comandă de patruzeci nu se pierd pe drum sau în bucătărie.
Livrez la mai multe etaje și recepții din aceeași clădire. Se poate nota?
Da. O firmă poate avea mai multe adrese salvate, fiecare cu etaj, sală, persoană de contact și instrucțiuni de acces, cum ar fi intrarea prin parcare sau legitimarea la recepție. Șoferul primește adresa completă, nu doar strada, ceea ce scurtează livrarea cu minute bune la fiecare oprire.
Ce vede bucătăria dimineața?
O singură listă de producție pe ziua respectivă, cu totalul pe fiecare produs și cu împărțirea pe intervale de livrare. Porțiile speciale sunt marcate separat. Nu se mai citesc douăzeci de comenzi individuale și nu se mai adună cantitățile de mână, unde apăreau cele mai multe greșeli.
Am și evenimente private, nu doar firme. Le pot ține pe același site?
Da. Evenimentele private funcționează ca o cerere de ofertă, cu data, numărul de invitați, locul și tipul de meniu, pentru că acolo discuția are sens. Comanda corporate rămâne un flux direct, cu catalog și preț. Ambele intră în aceeași listă de producție, pentru că bucătăria este una singură.
Aveți experiență cu producția de mâncare, nu doar cu software?
Da. Ca Acasă este bucătăria noastră, cu magazin online construit în jurul meniului zilei și al livrării pe zone în București și Ilfov. Măcelăria și grătarul de la Măgurele funcționează pe aceeași logică. Regulile de termen, de porție și de listă de producție nu vin dintr-un manual, ci din operațiuni pe care le ținem noi.
Spune-ne cum lucrezi tu.
Nu ai nevoie de termeni tehnici sau de un plan gata făcut. Povestește-ne cum lucrezi acum, unde se pierde timpul și ce ai vrea să poată face clienții tăi. De acolo găsim împreună ce merită construit.
Cere o ofertă pentru afacerea ta